本帖最后由 Mia酱 于 2016-11-19 09:17 编辑
充电超人：工作中离不开发送邮件，但邮件并不像微信一样随心，邮件是更正式、更书面的的交流形式，对用语，格式都有一定的要求。一个不会写邮件的职场人，专业形象将会大打折扣。
刚开始写邮件，其实我是惶恐的。
或许早已习惯了日常生活中微信，短信以及电话这些聊天工具。刚进入职场接触邮件时，这一更正式、更书面的的交流形式，总让我拿捏不好尺寸。
或谦虚的过头，或简短的可怕。
讲真，直到现在，我对于邮件的恐惧还依旧还存在。不过相较之前，却有了更多的底气来游刃有余。
其实，邮件如同人一般，糟糕的邮件给你带来的影响可能是毁灭性的。譬如，错把 回复全部 当成 回复 ，结果将私密的信息广而告之。诸如此类，太多太多。
每一次的教训，都告诉我们要必须注意邮件这一个微小的东西。但，总会有些人会在邮件的问题上，摔一个又一个的跟头。
那，究竟如何做好邮件礼仪呢，且听我慢慢道来：
01
主题清晰，用词规矩
主题，往往是绝大多数人对于邮件的第一印象。邮件的内容及其重要性，在主题上可以展现的淋漓尽致。
1.标题要简洁，干练
2.标题要符合邮件正文内容
3.标题绝对不可以空，除非是给自己发的
4.标题可适当使用标点符号进行强化信息的重要性，譬如感叹号等
5.若在多次回复过程中，讨论事情发生变化，要及时更换邮件标题
02 谦虚客气，用好措辞
俗话说，礼多人不怪。尤其生活在号称礼仪之邦的我们而言，更是如此。
要在邮件中尽量表现的礼貌客气一些，这样即便处理事情有所不周，也能够让人最大可能的宽恕你。
1.区别好上下级关系。
倘若是高管，在措辞上，多用您来称呼对方，切不要直呼大名。
如果是同事或者下属，为了不让邮件显得生分，尽量不要使用明显区别关系的你、我等词语。
2.开头和结尾的套路要把握好
对于开头，如果你和收件人很熟，可以用Dear，XX。否则，尽量用HI，就可以了。
此外，结尾用些best regards，或者祝好，一切顺利等词就行。
03 正文通顺，逻辑恰当
正文是邮件的核心内容，搞定邮件内容是很重要的事情：
1.将所有内容一次说清
考虑好如何将自己所有的内容组织在一封邮件中。不要等发出去邮件之后，继续补充更新邮件。
2.正文叙述流畅，逻辑性强
如果正文很长，建议采用麦肯锡的结构化思维，结论先行。
其次，对于具体的多事项说明，建议采用1、2、3、4条理性地去总结。
3.合理对正文内容进行强调
对正文通篇强调，等于没有强调。因此，在对正文书写的时候，一定要注意克制自己强调的欲望。
只选择，你认为最重要的地方进行强调即可。
强调方式有很多，加粗，加文字背景色等。
4.慎用表情
邮件代表商务，慎重使用表情。往往一个表情，会让整个气氛轻佻起来。当然，如果很有必要这么做，也是可以的。
这里只是说慎用而已。
5.避免错别字，这是对人最起码的尊重问题。并且，在发出邮件之前，要再三检查一下，以保证万无一失。
04 关于附件
有时候，工作的需要，不得不在邮件中上传附件。但，你必须要记住：
1.附件不要过大
比如outlook最大的文件大小为50M，但是不是说只有文件超过50M你才想其他方式解决。
一般情况下，邮件附件不要超过2M，当然适当大一些是可以的。
必要时，可以考虑用云盘来代替附件直接放在邮件中。
2.有附件，必须要在正文指出
倘若有附件，一定要告知收件人，有附件的存在。
比如：如附件，是XXX
此外，如果是百度云代替附件，请写好具体的链接和密码在上面。
最后，还要注意附件名字要符合主题和正文的内容。
05 邮件回复
你是否觉得发送邮件比回复邮件要轻松。其实不然，回复邮件依旧有许多要注意的地方。
1.及时性回复对方邮件
一定要及时反馈，一般不要超过2个小时。如不能及时，要说明下原因。记住，及时反馈信息，是对发送邮件的人的尊重。
2.回复文字不要太少
其实，内容上文字过少，也会给人不尊重的感觉。所以，最好能控制在10个字以上。
3.回复和回复全部的区别
不要将这两个混淆！！回复只是给发送给你邮件的那个人进行回复，而回复全部则不然。回复全部，是将邮件中相关干系人，都进行通知回复。
如果搞不清楚这两个区别，很可能你会将自己的邮件错发到CEO那里。
4.控制回复邮件的量
如果你发现，一件事情你发了多次邮件都没有解决，那就考虑开个会或当面进行沟通协商。
等协商结束，在进行相关邮件的备忘等操作。
06 关于其他
除了上面讲的五个方面，还有一些微小的细节需要说明一下：
1.发送，或者抄送的时候，要注意职位的先后顺序。
比如说你不能将一个普通职员放在CXO之前。
2.主送人是必须进行回复的，而抄送人则没有义务强制性回复。
3.跨部门合作时，一定要记得将相关领导抄送好。
作者 |强尼，公众号id：QN_JOURNEY | 
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